格鲁吉亚大学开放记录

更新时间:2016年6月15日

The 格鲁吉亚大学 Division of Marketing & Communications is responsible for administering the University’s compliance with the Georgia 开放记录 Act. This law places important responsibilities on University administrators and staff members. University administrators and staff members should be sure to notify the Division of Marketing & Communications (706-542-8090 or ugaOpenRecordsrequest@uga.edu..)收到大学纪录的请求后立即。

所有文件请求都必须提请大学的开放记录经理的注意(ugaOpenRecordsrequest@uga.edu..)。

The Division of Marketing & Communications seeks to make the University’s open records compliance procedures user-friendly, non-adversarial, and transparent. The laws of Georgia make virtually every record held by UGA, with certain exceptions, accessible to any citizen who requests it. Placing unnecessary barriers between the people and the records to which the law entitles them access serves no positive purpose for the institution. Therefore, it is the University’s goal to comply with requests for records under the provisions of the 开放记录 Act in a prompt and reasonable manner.

Please call the 格鲁吉亚大学 Division of Marketing & Communications (706-542-8090) immediately whenever an issue arises regarding the application of the Georgia 开放记录 Act.

处理打开记录请求的程序

Any University employee receiving a request for records held under his/her individual or departmental responsibility should immediately notify the 开放记录 Manager in the 格鲁吉亚大学 Division of Marketing & Communications (706-542-8090 or ugaOpenRecordsrequest@uga.edu..)。请求可能是言语 - 虽然任何请求者可以在法律下提交书面请求,但如果他们如此愿意,请没有必要。如果您不确定记录请求是否触发开放记录法案下的义务,请立即从大学的开放记录经理寻求指导。

As necessary, the Open Records Manager will contact the requestor directly to clarify the request. The Open Records Manager will contact the administrator responsible for those records to determine whether they exist, how voluminous they might be, and how much time might be required to search and assemble them. If the answer is simple and the records minimal, the records will be produced promptly. For more complicated requests, within three business days of the original request as required by law, the requestor will be notified of the existence of records, provided an estimate of the cost of searching, assembling, reviewing, and copying, and asked for confirmation of the requestor’s willingness to pay the cost estimate. If the answer is affirmative, the department will be notified to gather the records and provide them to the 开放记录 Manager in the Division of Marketing & Communications as promptly as possible for review, identification of any exempt information, copying, and delivery to the requestor.

开放记录请求

A request can be made by contacting the 开放记录 Manager in the Division of Marketing & Communications at 706-542-8090 or OpenRecordsrequest@uga.edu.。请求也可以通过传真(706-542-9492)或通过邮件发送:

格鲁吉亚大学 | Division of Marketing & Communications
286 oconee st。套房200n.
雅典30602

为方便起见提供了申请表: open_records_request_form.pdf.

经常问的问题

格鲁吉亚开放记录是什么?

这是一个州法律,要求公共记录开放和可供公众的任何成员进行检查,除非它们落在明确的豁免范围内。

什么是公共记录?

公共记录几乎包括所有文件,论文,字母,地图,书籍,磁带,照片,基于计算机或生成的信息,或在公共办公室或机构的运营过程中编制,维护或收到的类似材料。

开放记录法是否适用于格鲁吉亚大学?

是。该大学是公共机构;因此,它受此行为。

谁可以进行开放的记录请求?

公众的任何成员都可以申请任何公共纪录的检查和副本。请求者没有必要为记录所涵盖的事项表达特定的需求或兴趣,以便获取访问权限。

如何进行开放记录请求?

A request can be made by contacting the 开放记录 Manager in the Division of Marketing & Communications at 706-542-8090 or OpenRecordsrequest@uga.edu.。请求也可以通过传真(706-542-9492)或通过邮件发送:

格鲁吉亚大学 | Division of Marketing & Communications
286 oconee st。套房200n.
雅典30602

为方便起见提供了申请表: open_records_request_form.pdf.

开放记录的目的是什么?

目的不仅可以鼓励公众获得某些信息,而是通过促进透明度和开放来维持公众对政府的信心。该法案允许公众评估其机构的运作。

开放记录在格鲁吉亚大学的开放记录是什么义务?

该大学必须在其监管或控制中提供对现有的公共纪录,包括所创建的大学和在运作过程中收到的人,除非记录落入公开记录法案。该大学不需要创建在请求时不存在的记录。大学也不需要将请求的信息编译为单个文档。

在开放记录行为下是否有权发布的学生记录?

除了有限的目录信息外,学生记录是根据§O.C.A的开放记录行为下的释放。 50-18-72(a)(1)和(37),以及家庭教育权和隐私法(FERPA)(20U.S.C.§1232G; 34 CFR部分99)。如果您是一名学生请求您自己的信息,则您在FERPA下有特定权利(见: //reg.uga.edu/ferpa_privacy_act.)。请联系所携放信息的学校或大学部门。

是否有其他记录可能会免于开放记录行为下的披露?

是的,该行为包含大约50个豁免的清单,可以适用于其他公共记录的全部或部分。如果公共录制含有豁免和非豁免物质,则必须删除豁免部分,仍然披露剩余的非豁免材料。与UGA最相关的豁免是:

  • 医疗和兽医记录和其他涉及个人隐私问题的材料;
  • 有关待处理调查的记录;
  • 联邦政府要求的记录保密,如学生教育记录;
  • 行业秘密和专有性的某些信息;
  • 尚未发布,专利或以其他方式公开传播的某些研究数据,记录或信息;
  • 捐助者的个人和财务信息;
  • 与雇用公共雇员有关的公共机构提交的机密评估。

是在开放记录法案下透露披露的人事文件吗?

是。人事文件中的任何豁免材料,如社会安全号码,医疗信息,家庭住址和电话号码,或与受益者指定有关的信息,都可以进行编辑。

是在开放记录行为下披露的履约性评估吗?

是。通常不适用于绩效评估。

在开放记录法案下,我发送和接收披露的电子邮件吗?

如果您是大学员工,您应该假设您的电子邮件是开放记录,如果主题是与业务相关的,如果满足以下一个或多个标准:

  • 他们涉及国家业务
  • 他们使用UGA账户发送(即使在来自家庭的私人计算机上)
  • 无论它位于UGA所有设备上,它们都会发送或收到。

除非豁免适用,否则如果在“格鲁吉亚公开记录法”下请求,此类电子邮件可能会披露。

作为大学员工,我有责任保留公共纪录是什么?

虽然其他联邦和州法律和董事会或董事会政策(//www.usg.edu/records_management/)要求大学维持某些纪录一段时间,没有特别的记录由格鲁吉亚开放记录行为维持,直到他们被要求。一旦他们是请求的主题,就可以在法律罚款下删除,删除,切碎或以其他方式丢弃记录。

大学必须通知员工在披露的记录中命名吗?

虽然此类通知不是法律要求的,但大学的一般政策和实践是通知员工在发布任何响应记录之前是开放记录法案申请的主题。此通知作为员工的礼貌提供,并允许大学评估可能适用于要求记录的任何豁免。

如果有人联系我要求从大学的记录,我该怎么办?

Whenever you receive a request for University records, you should immediately contact the 开放记录 Manager in the Division of Marketing & Communications at 706-542-8090 or OpenRecordsrequest@uga.edu.。并不总是清楚的是,根据开放记录法案履行文件请求。开放记录经理与法律事务办公室协商,将评估请求并为您提供指导。

大学可以为搜索中使用的副本和员工时间的成本吗?

法律允许每页不超过10美分的复制费,并在搜索,审查和处理中使用的员工时间费用。此费用基于有资格搜索和组建文件的最低薪雇员的薪酬率。开放记录经理负责准备这些成本估计并评估要求文件的人员。必须提前支付超过500.00美元的费用。

遵守开放记录的时间要素是多么关键?

It is critical that any unit receiving a request for records immediately notify the 开放记录 Manager in the Division of Marketing & Communications. The three-day time frame for the University to comply under the law starts running when it arrives in Marketing & Communications. It is the responsibility of department heads to ensure there is no delay in this notification to the Division of Marketing & Communications, which is responsible for compliance under University policy.

请求UGA警察部门维护的警察报告的适当程序是什么?

由UGA警察部门维护的警察事件报告是公共记录。 UGAPD警方报告的请求可以通过电子邮件直接向UGAPD进行(records@police.uga.edu.或电话(706-542-5813)。